La carpeta llega con un nombre como «Catálogos web» y sesenta archivos adentro. Hay catálogos de línea, técnicas quirúrgicas, instructivos de uso, folletos de un congreso y dos versiones del mismo documento, una que termina en «final» y otra en «final_v2». Con eso, alguien tiene que diseñar la ficha de producto de una empresa de dispositivos médicos. Si la diseña mirando el sitio de otra empresa, los datos reales aparecen después y no entran.
Cada PDF se abre antes de dibujar la ficha
El primer paso es un inventario: cada archivo con el producto o la familia que cubre y el tipo de documento que es. Para eso hay que abrirlos. El nombre del archivo dice poco, y un catálogo de línea y un instructivo de uso tienen contenidos que no se parecen en nada.
En las tablas de un catálogo de línea conviven nombres comerciales, códigos, medidas, materiales y variantes. Cada una de esas columnas es un candidato a campo de la ficha. Una técnica quirúrgica, en cambio, cuenta una secuencia de pasos con imágenes y se aprobó como una unidad. Un instructivo de uso tiene su propia identificación y su revisión. El inventario termina mostrando qué información existe, dónde está repetida y qué falta.
Qué se desarma y qué se publica entero
El criterio es cómo se usa cada documento. Lo que la gente busca de a una referencia se desarma: el código, la medida, la variante, el material. Eso pasa a campos de la ficha, porque un instrumentador que tiene un código en un pedido o un cirujano que busca una medida no deberían tener que bajar un archivo de cuarenta páginas para encontrarlo.
Lo que se lee de principio a fin se publica entero. Una técnica quirúrgica se consulta completa, y un instructivo de uso tiene que mantener su identificación y su revisión tal como se aprobaron. Esos archivos quedan como documentos, vinculados desde las fichas que les corresponden. Qué documento se publica y cuál es la versión vigente lo decide la empresa; el trabajo del sitio es mostrarlo en el lugar correcto.
Los campos salen de cómo se busca
Un producto médico se busca por caminos que no se parecen entre sí: por código, por nombre comercial, por marca, por región anatómica, por procedimiento. Cada camino necesita un campo propio en la ficha, cargado una sola vez, para que el mismo producto aparezca en todos los recorridos sin duplicarse. En empresas que fabrican y distribuyen, la marca es además lo que separa la línea propia de la de terceros, y tiene que verse en la ficha, no en el pie de un PDF.
En SAI, fabricante y distribuidor ortopédico argentino, se modelaron las relaciones antes que las pantallas. De ahí salieron una ficha de producto de 106 campos y cinco ejes de navegación con 86 términos (área de interés, región anatómica, tipo de producto, procedimiento y marca) para un catálogo de cerca de 270 productos.
Un documento, muchas fichas
Un catálogo que describe una familia completa sirve a veinte productos. Copiar sus tablas en veinte páginas crea veinte lugares donde corregir un error. Lo que se guarda es la relación: cada ficha sabe qué catálogo, qué técnica y qué instructivo le corresponden, y cada documento sabe a qué fichas pertenece.
Con esa relación cargada, actualizar un catálogo deja de ser una búsqueda a mano. Se reemplaza el archivo y las fichas vinculadas siguen apuntando al documento correcto. Los códigos que estaban en las tablas también quedan en la ficha, así el buscador del sitio los encuentra y quien llega por un código ve el nombre comercial, la familia y los productos relacionados.
Las versiones tienen que estar a la vista
«Final_v2» no es una versión. Cada documento que se publica necesita su identificación y su revisión registradas fuera del nombre del archivo, para que el equipo sepa cuál está en línea y cuál la reemplaza. Cuando llega una revisión nueva, entra detrás de la misma dirección y la ficha no cambia.
Para la carga, el mismo inventario se convierte en circuito. En SAI, Ingeniería completa una plantilla bilingüe con los datos aprobados de cada producto, y cada ficha se revisa en borrador con vista previa, sobre la página real, antes de publicarse. Cargar la próxima referencia no requiere un desarrollo nuevo: los campos, las relaciones y los documentos ya tienen su lugar.
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